FAQ - Einreichung von Rechnungen/Dokumenten
6 Einreichung von Rechnungen/Dokumenten
Sie können uns Ihre Rechnungen/Dokumente schicken, indem Sie im Startbildschirm auf die Fläche „Belege einreichen“ tippen.
Grundsätzlich können Sie sämtliche Belege für Ihre Krankenversicherung (Voll und Zusatzversicherungen), Auslandsreisekranken-, Pflegepflicht- und Pflegezusatzversicherung einreichen. Dazu zählen u.a. Arztrechnungen, Rechnungen mit zugehörigen Verordnungen und/oder Rezepten, Kostenvoranschläge, Überweisungen, Berichte, Atteste, Formulare und Bescheinigungen.
Sie können Dokumente und Unterlagen zu Ihren Sach- oder Lebensversicherungen beim Münchener Verein leider nicht über die MV ServiceApp einreichen. Bitte senden Sie uns diese weiterhin - wie gewohnt - via Postweg.
Ja, erfassen Sie dazu bitte einzeln nacheinander alle Seiten aller Belege, die Sie einreichen wollen. Erst wenn Sie alle Belege fotografiert haben, klicken Sie auf die „Senden“-Schaltfläche. Das beschleunigt die Bearbeitung und optimiert Portokosten. Bitte achten Sie auf die richtige Reihenfolge beim Fotografieren der Dokumente (siehe auch 6.7)
Natürlich können Sie uns Ihre Dokumente weiterhin auch via Postweg schicken. Bitte nutzen Sie aber für einen Beleg immer nur den einen ODER den anderen Weg. Die MV ServiceApp bietet Ihnen nun eine zusätzliche Möglichkeit, uns Ihre Belege senden zu können.
Nein. Die Nutzung der MV ServiceApp verkürzt sogar die Antwortzeit, da Postweg und Vorbereitung der eingehenden Sendungen bei uns im Haus entfällt (Umschläge öffnen, Dokumente einscannen, etc.).
Vorbereiten
Sofern Sie mehrere Belege vorliegen haben, die Sie uns schicken möchten, können Sie diese uns gerne zusammen in einer Sendung übertragen. Schicken Sie uns bitte aber nicht jeden Beleg oder gar jede Seite als eigene Sendung an uns. Fotografieren Sie bitte erst alle Belege mit allen Seiten einzeln und nacheinander und senden Sie diese gesammelt als eine einzige Sendung an uns.
Glätten Sie vorab die einzelnen Seiten, die Sie später fotografieren wollen. Gerade die Falzkanten sorgen oft für fehlerhafte Aufnahmen. Achten Sie bitte darauf, dass die Rechnungen zusammenbleiben und die Reihenfolge der Seiten einer Rechnung stimmt.
Sollten mehrseitige Dokumente geklammert sein, entfernen Sie bitte die Klammern und legen die Seiten einzeln auf den Untergrund, da andernfalls die Kamera unter Umständen kein Rechteck identifizieren kann und somit nicht automatisch auslöst.
Prüfen Sie bitte, ob sich auf der Rückseite eines Blattes für die Abrechnung wichtige Informationen befinden. Gerade bei Rezepten ist das häufig der Fall.
Achten Sie bitte auf gute Lichtverhältnisse. Ideal ist eine gleichmäßige Beleuchtung der zu erfassenden Seite, d.h. auf dieser sind keine Schatten und sie wird von einer Lichtquelle direkt angestrahlt. Aktivieren Sie ggf. den Blitz Ihrer Kamera (siehe auch nachfolgender Punkt).
Fotografieren
Erfassen Sie bitte jedes Blatt einzeln. Sammelbilder, die beispielsweise vier Rezepte auf einem Foto zeigen, sind für die Bearbeitung ungeeignet.
Fotografieren Sie dabei immer zuerst die Vorderseite, dann – falls sie Informationen enthält – die Rückseite.
Sie bekommen die besten Ergebnisse, wenn Sie die Seiten auf einen dunklen, ebenen Hintergrund legen. Von einem dunklen Hintergrund heben sich die meisten Dokumente gut ab und erleichtern es somit der MV ServiceApp, die Seite rasch zu erkennen und in guter Qualität zu erfassen.
Die Kamera führt Sie und löst dann automatisch aus wenn eine gute Fotoqualität zu erwarten ist. Halten Sie dazu Ihr Endgerät bitte waagerecht über das Dokument.
Positionieren Sie dann das Gerät bitte so, dass das Dokument vollständig innerhalb des blauen Rahmens zu sehen ist. Die Dokumentenkanten sollten sich dabei möglichst nahe am Rahmen befinden. Beachten Sie bitte nun die Hinweise, welche die MV ServiceApp Ihnen auf dem Display gibt, wie z.B. „Näher ran“ oder „Gerät ruhig halten“. Dabei kann es Ihnen helfen, zunächst die Kamera „zu hoch“ zu positionieren (d.h. so, dass etwas Hintergrund mit auf dem Bild zu sehen ist). Anschließend senken Sie bitte die Kamera langsam ab, bis diese automatisch auslöst.
Sollten Ihnen trotz mehrmaliger Versuche keine Aufnahme ohne Unschärfe gelingen, erzwingen Sie bitte die Verwendung des Kamera-Blitzes. Hierzu tippen Sie bitte beim Fotografieren eines Bildes (Seite automatisch erfassen) auf das entsprechende Symbol rechts oben, bis dieses Symbol nur noch den Blitz zeigt. Diese Einstellung können Sie durch erneutes Tippen auch wieder rückgängig machen.
Lesbarkeit prüfen
Die automatische Erfassung unterstützt die Qualität der Aufnahmen. Prüfen Sie bitte dennoch nach dem Fotografieren, ob die einzelnen Seiten der Dokumente vollständig erfasst wurden und gut lesbar (scharf) sind. Unvollständige oder unleserliche Belege können wir leider nicht bearbeiten. Wiederholen Sie bitte ggf. die Aufnahme oder korrigieren Sie die Aufnahme durch Zuschneiden.
Senden
Sobald Sie alle Seiten Ihrer vollständigen Sendung erfasst haben klicken Sie bitte auf „senden“. Damit wird Ihre Sendung an den Münchener Verein übertragen. Nach dem Senden ist die Sendung in der Historie „Meine Sendungen“ in der MV ServiceApp gespeichert.
Wir haben uns hauptsächlich aus zwei Gründen entschieden, die MV ServiceApp automatisch auslösen zu lassen.
Zum einen haben unsere Tests gezeigt, dass es häufig zu Problemen führt, wenn Nutzer/innen gleichzeitig das Endgerät in die richtige Position bringen und den Auslöser drücken sollen. Oftmals verändert sich dann durch Drücken des Auslösers nochmals die Position des Geräts so, dass die Aufnahme schlechter wird („verwackeln“).
Zum anderen prüft die MV ServiceApp automatisch eine Reihe von Faktoren (Bspw. Ist das Dokumente vollständig zu sehen? Ist der Abstand zwischen Kamera und Dokument gut?) und verwendet dann den Autofokus, um ein gut leserliches Bild zu machen.
Sollte Ihr Beleg nicht vollständig angezeigt werden, sondern nur ein Teilausschnitt daraus, können Sie den Bildausschnitt unmittelbar nach der Aufnahme auch vergrößern. Diese Funktion verbirgt sich hinter der „Zuschneiden“-Funktion, welche es – entgegen ihres Namens – nicht nur erlaubt, den Bildausschnitt zu verkleinern, sondern auch größer zu ziehen. Einfacher ist es, wenn Sie dieses Bild verwerfen und die Seite einfach nochmals erfassen.
Bei Farbbildern kann bereits eine einzelne Seite relativ groß (bis 700 KB) werden. Schwarz/weiß-Bilder sind sehr viel kleiner. Sie benötigen meist nur 1/10 des Platzes eines Farbbildes. Sie können somit sehr viele Bilder auf Ihrem Endgerät aufbewahren und haben auch die Möglichkeit, Ihre Bilder über UMTS/LTE an uns zu schicken, ohne Ihr Datenkontingent übermäßig zu belasten. Um letzteres zu vermeiden, haben Sie zudem die Möglichkeit, im App-Hauptmenü (siehe 5.1) unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ anzugeben, dass Sendungen nur übertragen werden sollen, wenn Ihr Gerät mit einem WLAN verbunden ist.
Doppel- oder mehrseitige Dokumente können Sie ebenfalls mit der MV ServiceApp einreichen. Fotografieren Sie dazu zuerst die Vorderseite und dann die Rückseite bzw. fotografieren Sie die Seiten in der richtigen Reihenfolge.
Bitte erfassen Sie alle Seiten eines mehrseitigen Dokuments in einem Vorgang und senden diese dann gesammelt als eine Sendung an den Münchener Verein.
Ja. Die MV ServiceApp ist nicht zur Erfassung des Barcodes gedacht. Fotografieren Sie einfach alle Dokumente, ob mit oder ohne Barcode, vollständig und schicken Sie diese dann an uns.
Nein, die MV ServiceApp ist nicht für die Verwendung des Barcodes ausgelegt. Fotografieren Sie daher bitte immer alle Seiten der einzureichenden Dokumente vollständig ab.
Ja. Bitte reichen Sie uns diesen mit allen Anhängen des Arztes über die ServiceApp ein.
Ja. Sofern Ihr Tarif eine Vorleistung z.B. durch die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) voraussetzt, achten Sie bitte darauf, dass Sie uns die Information zur Vorleistung mitteilen. Hierzu fotografieren Sie bitte den Kostenbeleg mit dem entsprechenden Vergütungsvermerk oder fotografieren einen gesonderten Erstattungsvermerk (Erstattung oder auch Ablehnung) als zusätzliche Seite zu Ihrem vorliegenden Kostenbeleg.
Sämtliche Hinweise in der MV ServiceApp können Sie auf zwei Wege an- und abschalten: Zum einen befindet sich auf der letzten Seite jedes Hinweises ein Schalter „Tipps bitte nicht mehr anzeigen“. Zum anderen können Sie im App-Hauptmenü (siehe 5.2) unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ die „Tipps zu „Belege einreichen““ und die „Tipps zum Fotografieren“ an- und abschalten.
Im App-Hauptmenü (siehe 5.2) unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ können Sie sämtliche Hinweise an- und abschalten.
Ein Erstattungsantrag ist bei einer Einreichung über die MV ServiceApp nicht notwendig.
In diesem Fall schreiben Sie Ihre Hinweise/Anmerkungen einfach gut leserlich auf ein Blatt Papier. Bitte geben Sie zur Sicherheit hier nochmal Ihre Versicherungsnummer an und fotografieren Sie dieses Blatt als erste Seite Ihrer Sendung.
Nein, das ist leider nicht möglich. Wir erstatten immer auf die bei uns hinterlegte Bankverbindung.
Mit der MV ServiceApp können Sie auch Belege für andere Personen einreichen, sofern diese im selben Vertrag mitversichert sind.
Rechnungen für Dritte, d.h. Personen, die nicht in Ihrem Vertrag mitversichert sind, können mit der MV ServiceApp nicht eingereicht werden, da in diesem Fall eine Zuordnung der Belege nicht möglich ist.
Ja! Sie können ohne Probleme PDF Dateien über die App einreichen.
Schließen Sie die MV ServiceApp aus Ihren offenen Anwendungen oder melden sich von der MVServiceApp ab, bleiben erfasste Seiten erhalten, sofern Sie diese nach dem Erfassen einer Sendung hinzugefügt haben (bei iOS-Geräten durch Klick auf „Weiter“, bei Android-Geräten durch Klick auf den Haken). Sind die Aufnahmen noch keiner Sendung hinzugefügt worden, gehen Sie beim Schließen der App verloren.
Ursache für eine fehlgeschlagene Übertragung ist häufig eine fehlende oder nicht ausreichende Verbindung zum Mobilfunknetz oder zum WLAN. In diesem Fall erhalten Sie eine Hinweismeldung in der MV ServiceApp.
Schlägt die Übertragung aus einem anderen Grund fehl, bekommen Sie auch dazu einen Hinweis. Sie sehen dann in der Übersicht "Meine Vorgänge" den entsprechenden Status. Klicken Sie bei der entsprechenden Sendung bitte erneut auf die Schaltfläche „Senden“.
Das heißt, dass Sie in den Einstellungen der MV ServiceApp den Punkt „Daten nur über WLAN übertragen“ aktiviert haben, Ihr Gerät aber derzeit keine WLAN-Verbindung hat. Stellen Sie bitte in diesem Fall entweder eine WLAN-Verbindung her oder aktivieren Sie die Übertragung mit mobilen Daten im App-Hauptmenü (siehe 5.2) unter dem Menüpunkt „Einstellungen“.
Jede Sendung bekommt innerhalb der MV RechnungsApp einen Bearbeitungsstatus. Insgesamt gibt es drei Status, die die folgende Bedeutung haben:
Sendung gespeichert
Aufnahmen wurden erstellt, aber noch nicht versendet. Dies kann vorkommen, wenn z. B. keine Internetverbindung vorliegt oder der Vorgang bewusst unterbrochen wurde. Es gibt auch die Möglichkeit Sendungen zu speichern.
Sendung erfolgreich übertragen
Die Sendung wurde an den Münchener Verein verschlüsselt übertragen.
Fehler: Server nicht erreicht
Die Sendung kann nicht versendet werden, weil z. B. keine Internetverbindung besteht.
Nein, derzeit ist der Bearbeitungsstand nicht ersichtlich.
Ja, allerdings nicht mehr wie bislang per Post, sondern digital in Ihr Postfach in der MV ServiceApp. Das schont die Umwelt und Sie erhalten die Leistungsmitteilung schneller. Sie können die Leistungsmitteilung in Ihrem Postfach (wie alle Dokumente) sowohl drucken als auch speichern und ggf. weiterleiten.
Hier können Sie sich eine Muster-Leistungsmitteilung mit Erläuterungen der einzelnen Positionen herunterladen:
Wenn Sie die Belege mit der MV ServiceApp an den Münchener Verein übermittelt haben, müssen Sie uns diese nicht mit der Post zuschicken, außer der Münchener Verein fordert Sie explizit dazu auf. Die Originalbelege verbleiben bis auf weiteres bei Ihnen.
Wir informieren Sie per Post, wenn wir Ihre über die MV ServiceApp eingereichten Belege nicht verarbeiten können. Der Münchener Verein behält sich das Recht vor, die Originalbelege zur Leistungsbearbeitung anzufordern. Mit Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen verpflichten Sie sich, eingereichte Belege für die drei auf Erbringung der beantragten Leistung folgenden Kalenderjahre aufzubewahren und dem Münchener Verein auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.
Der MV ist berechtigt, Ihnen Dokumente weiterhin postalisch oder auf eine andere Weise zuzustellen, wenn gesetzliche Vorgaben dies erfordern oder es aufgrund anderer Umstände zweckmäßig ist.
Bitte bewahren Sie die Originalbelege nach Erhalt der Leistungsmitteilung noch mindestens drei Monate auf, da sich der Münchener Verein die nachträgliche Anforderung vorbehält.
Die Sendungen können nach Erhalt der Leistungsmitteilung gelöscht werden.
Nein, in der aktuellen Version ist keine Synchronisation der Dokumente vorgesehen.
Ja, und zwar über den Punkt „Einstellungen“ im App-Hauptmenü (siehe 5.2). Dort gibt es den Punkt „Daten exportieren“.
Leider nein. Da es derzeit keine Möglichkeit zum importieren gibt, sind die vorherigen Aufnahmen auch nur auf dem alten Gerät vorhanden.
In dem Fall werden alle Daten (Fotos, gespeicherte Vorgänge, etc.) von Ihrem Endgerät gelöscht und können nicht wieder hergestellt werden. Dokumente, die Sie bereits an den Münchener Verein übertragen haben, sind bei uns dauerhaft gespeichert und werden nicht gelöscht.
Sämtliche Sendungen bleiben innerhalb der MV ServiceApp erhalten, bis Sie gelöscht werden oder die App zurückgesetzt bzw. deinstalliert wird.